gesyncte Schneeleoparden
Ob privat oder dienstlich: auf irgendwelche Daten muss irgendwer irgendwann immer zurückgreifen. Doch funktioniert das immer zum richtigen Zeitpunkt? Oder liegt die benötigte Datei gerade auf der Falschen Platte, auf dem falschen Stick, ist der Kalendereintrag im Datennirvana verschwunden, der Kontakt wegsynchronisiert oder schlicht und einfach gerade kein Internetzugang vorhanden, um in der Wolke auf die entsprechenden Information zurück zugreifen?

Es gibt mindestens drei Wege, immer die richtigen Daten dabei zu haben:

  1. Alles ist auf einem Rechner und der wird immer mitgeschleppt.
  2. Alle Daten sind irgendwo auf einer Wolke im Netz gespeichert und der Zugriff darauf ist gewährleistet.
  3. Alle benutzten Geräte sind jederzeit synchronisiert und alle wichtigen Daten auf aktuellem Stand.

Die erste Variante ist wahrscheinlich die verlässlichste und ich habe ernsthaft schon darüber nachgedacht, meinen Desktop-Computer (iMac 5,1) gegen einen großen Bildschirm für mein Unibody-MacBook zu tauschen. Aber ein zweiter Computer kann nicht nur ein Backup für die Daten, sondern auch ein Hardware-Backup (im Falle eines größeren Defekts oder Diebstahl) darstellen. Außerdem mag ich meinen iMac und hab’ im MacBook kein FireWire. Also syncen.

Im Folgenden gehe ich auf Probleme und deren Lösungen ein, beim synchronisieren von:

  • Dokumenten
  • Kalendern
  • Kontakten
  • Dritt-Programm-Datenbanken (hier OmniFocus: für GTD)

Dokumente synchronisieren

Dateien als solche sind dabei übrigens das geringste Problem. Dropbox funktioniert bei mir extrem zuverlässig, um etwa alle Dokumente (Word, Photoshop, Keynote, Excel, Filme, … whatsoever) auf verschiedenen Rechnern synchron zu halten. Bis 2 GB kostenlos (5GB durch weiterempfehlen), 50GB für 10$ im Monat. Für diesen Zweck und für das austauschen von Dateien mit Kolleg_innen oder Freund_innen unbedingt zu empfehlen und absolut zuverlässig. Schön dabei ist, dass versehentlich gelöschte Daten über das Webinterface wiederhergestellt werden können und auch alte Versionen noch zu retten sind. Dropbox integriert sich dabei besser in den Finder des Macs als Apples eigene iDisk (Teil des Services mobile me, 79 € im Jahr). Und unter Linux und Windows (oder plattformübergreifend) funzt Dropbox auch wunderbar. Dropbox hat zudem den Vorteil, das Dateien zwischen Rechnern auch im lokalen Netzwerk (=schneller!) gesynct werden können. Schade nur, dass dieses Feature nicht separat und ohne Volumenbeschränkung vorhanden ist. Gerne würde ich so meine gesamten Dokumente synchron halten.

Als zukünftige Anschaffung liebäugle ich ein wenig mit dem Pogoplug. Einem „NAS-Enabler“, der über einen eigenen Webdienst aus einer externen Festplatte eine eigene Cloud macht (99 €+Massespeicher). Bei Freund_innen oder Verwandten abgestellt wäre dies ein ultimativer Backup gegen sämtliche erdenklichen Schäden durch Kurzschluss, Brand, Diebstahl oder sonstige höhere Gewalt.

Kalender

Eine Zeit lang bin ich mit Apples eigenem iCal und MobileMe zur Terminverwaltung und -synchronisation zwischen zwei Macs und einem iPhone sehr gut gefahren. Solange ich alleine auf diese Kalender zugreifen musste war dies vollkommen ausreichend. Und dies hat bis auf ein, zwei kleine Pannen, bei denen mir Termine einfach weggesynct wurden, auch sehr zuverlässig funktioniert. Als ich im November in Elternzeit gegangen bin und — zumindest in der Übergangszeit — meine Elternzeitvertretung und ich darauf angewiesen waren, gemeinsamen Zugriff auf Arbeitstermine zu haben, wurde diese Lösung unpraktikabel. Leider ermöglicht es MobileMe nicht, einzelne Kalender gemeinsam zu nutzen. Statt meine kompletten Privattermine freizugeben hat eine Umstellung von iCal auf BusyCal sehr geholfen. Der Werbeslogan „Think of it as iCal Pro“ trifft es ganz gut. BusyCal bietet eine GoogleCalendar-Integration. Wir konnten also einfach gemeinsame Google-Kalender einrichten, die nun zwischen verschiedenen unseren BusyCals ausgetauscht werden. Sehr praktisch, sehr schnell, sehr zuverlässig. Und ein paar mehr oder weniger nützliche extra-Features (Grafikintegration, Wetter-Widget, Richtext, Listenansicht der Termine) gibt es obendrein. Eine BusyCal-Lizenz kostet allerdings 49 $ pro Arbeitsplatz oder 79 $ in der Familienlizenz. In Verbindung mit dem (kostenlosen) GoogleDienst allerdings m.W.n. die beste Lösung um Kalender mit verschiedenen Personen gemeinsam (mit Lese- und Schreibrechten für beide!) zu nutzen. Für die Synchronisation mit dem iPhone und die meiner privaten Kalender nutze ich übrigens weiterhin MobileMe. Und bisher hat das auch zu keinerlei Konflikten beim synchronisieren geführt.
Übrigens greifen BusyCal und iCal auf die gleiche Datenbank zurück, was praktisch ist sollte die (ggf. gewöhnte) und auf jeden Fall etwas schönere iCal-Oberfläche bevorzugt werden.

Kontakte

Die Synchronisation meines Adressbuchs ist mittlerweile der einzige Dienst von MobileMe, den ich noch vollständig über den Apple-Service laufen lasse. Es schadet hier nicht, ab und zu noch mal ein lokales Backup zu machen oder die TimeMachine zu nutzen (auch hier wurde mir 1-2mal mein komplettes Adressbuch auf zwei von drei Devices ins Nirvana synchronisiert). Im Großen und ganzen bin ich hiermit aber sehr zufrieden. Und ich hätte keine Lust auf die Bequemlichkeit zu verzichten, die es mit sich bringt, immer auf allen Geräten aktuelle Telefonnummern und E-Mail-Adressen zu haben und nicht etwa per Kabel synchronisieren zu müssen.
Eine kleine Warnung in dem Zusammenhang: Die Facebook-App auf dem iPhone bietet auch eine Synchronisation mit dem lokalem Adressbuch an. Danach hatte ich bei jedem Kontakt mit FB-Account den Link zum Profil im Adressbuch und Fotos (was ganz nett ist). Allerdings z.T. auch von Leuten, die ich nicht kenne, aber genauso heißen wie Facebook-Freunde. Not so amusing.

Typischer Syncingkonflikt: Kontakte an verschiedenen Rechnern geändert. Und nun?

Typischer Syncingkonflikt: Kontakte an verschiedenen Rechnern geändert. Und nun?

Getting Things Done / OmniFocus und andere Datenbanken von Drittprogrammen

Noch ein wenig komplizierter wird alles, wenn die Datenbanken von nicht-webbasierten Drittprogrammen zwischen verschiedenen Rechnern auf dem selben Stand bleiben sollen. Mein Anwendungsfall ist hier vor allem OmniFocus. Diese großartige Software der OmniGroup erledigt zwar nicht selbstständig meine Aufgaben, verwaltet und organisiert sie aber hervorragend. Nach meinem Geschmack die absolut beste GTD-Software für den Mac. Vor Things und dem (nicht mehr aktualisierten iGTD). Insbesondere für komplexe Projekte vorzüglich. Der iPhone-Ableger ist auf dem 3G etwas träge aber auch sehr brauchbar und übersichtlich. Genug des Lobes. Was leider nicht gut funktioniert hat ist die Synchronisation per MobileMe. Und auch Lösungen wie die, die sich Max Winde für die Synchronisation von Eventbox per Dropbox ausgedacht hat funktionieren nur bedingt, wenn mehrere Rechner gleichzeitig OmniFocus (oder entsprechend ein anderes Programm mit ähnlicher Datenbankstruktur) geöffnet haben. Hier ist WebDAV eine bessere Lösung, wobei mehrere WebDAV-Services für Dienste, bei denen ich ohnehin schon einen Account habe (ausprobiert u.a. mit GMX und box.net), leider nicht funktionierten. Für WebDAV-Lösungen empfehlen kann ich aber unbedingt mydrive.ch. Das patriotische Versprechen „Serverstandort Schweiz. Zuverlässig, sicher, schnell.“ blieb zumindest bis dato keine Worthüllse. EDIT: Softtronic, der Betreiber von MyDrive hat am 1. September die Nutzung ihres Services auf 1000 Dateien pro Ordner beschränkt. Eine kurze Nachricht gab es und das Synchronisieren scheitert nun:

Um die Performance von Ihrem MyDrive Account hoch zu halten, haben wir den Inhalt eines Ordners
auf maximal 1000 Dateien oder Ordner beschränkt. Sie können weiterhin unlimitiert Dateien hochladen
indem Sie sie in mehrere Ordner unterteilen.
Sie erhalten dieses Mail als Information, da Sie Ordner haben die das Limit überschreiten.
Um es für Sie so angenehm wie möglich zu gestalten, werden wir die betroffenen Ordner
automatisch unterteilen.

Für GTD-Anwendungen wie OmniFocus, bei der in der Syncing-Datenbank sehr viele Einzeldateien gespeichert werden funktioniert die Nutzung von MyDrive leider nicht mehr. :(

Soweit so gut. Mit diesem recht komplexen Setup komme ich im Moment gut zurecht. Glücklich macht es nicht. Eine komfortable und einfache Lösung aus einer Hand wäre mir doch um einiges lieber. Solltet ihr bessere, einfachere oder andere spannende Lösungen gefunden haben, könnt ihr sie gerne in den Kommentaren hinterlassen.